Шифрование официальных документовРешение шифрования документов для обеспечения безопасности, целостности, юридической силы и гарантии от утечки.

1. Риски утечки в системе обмена и системе доставки официальных документов

Большинству предприятий и организаций необходимо отправлять важные документы, а традиционные методы, такие как обычная почта, могут занять время и деньги. По этой причине используются системы электронного обмена, так что доставка осуществляется мгновенно, повышая эффективность.

Однако существующая система обмена электронными документами, как правило, имеет риски для безопасности и утечки конфиденциальной информации. Наиболее распространенными проблемами являются:

1. 1. Безопасность передачи
   Многие официальные системы обмена документами не поддерживают шифрование передачи https. Независимо от того, используют ли пользователи браузер для доступа к системе обмена или используют специальное клиентское программное обеспечение для связи с сервером обмена файлами, все они передаются в открытом виде, и все конфиденциальные документы передаются по Интернет-каналу. Даже если некоторые системы используют интрасеть, но не используют https для шифрования соединения, они могут быть незаконно доступны программному обеспечению для перехвата пакетов данных во время обмена и передачи.
2. 2. Безопасность файлов.
   Незашифрованные файлы, которые передаются в указанной выше сети открытого текста http, легко незаконно украсть и незаконно подделать. Что еще страшнее, некоторые из них передаются и хранятся в облаке (частном облаке или публичном облаке) через Интернет. Как защитить эту конфиденциальную информацию - проблема, которую пользователи не могут контролировать.
3. 3. Инвестиции и обслуживание внутренних систем
   Государственные учреждения или крупные предприятия вкладывают средства в создание собственных систем обмена официальными документами и их доставки. Как и в случае с другими информационными системами управления, существуют такие проблемы, как крупные инвестиции, длительные периоды разработки, сложное обучение пользователей и высокие эксплуатационные расходы, трудности с обновлением и обслуживанием. Кроме того, строящаяся система обмена также имеет проблемы с безопасностью передачи и с безопасностью файлов.
4. 4. Безопасность системы обмена и доставки на основе электронной почты.
   Обмен и доставка официальных документов в некоторых организациях осуществляются на основе почтовой системы, что действительно требует небольших вложений и в основном может удовлетворить базовые потребности. Однако эти официальные документы отправляются по электронной почте в виде открытого текста, и многие серверы электронной почты не используют зашифрованную передачу https для обеспечения безопасности пароля учетной записи электронной почты. После кражи пароля учетной записи в открытом виде злоумышленник может получить все содержимое электронной почты, при этом безопасность или конфиденциальность не гарантируются. При этом, не говоря уже о том, что содержимое самого электронного письма передается в открытом виде и хранится в открытом виде на почтовом сервере.
5. 5. Юридические последствия публикации и утверждения официальных документов
   Большинство опубликованных официальных документов не имеют цифровой подписи, и подлинная личность издателя официального документа не может быть гарантирована. Если это всего лишь отсканированная копия бумажного официального документа, она очень легко оказаться подделкой или подделкой. В то же время у получателя официального документа нет цифровой подписи, подтверждающей его личность. Это общие проблемы в существующей системе, которые необходимо решить.

Как создать и внедрить безопасную и надежную систему электронного обмена официальными документами и их доставки с низкими инвестициями, быстрым внедрением, без обучения и неограниченным использованием внутренних и внешних сетей - это действительно техническая и управленческая проблема для пользователей. Мы считаем, что система, которая не решает перечисленные вышеперечисленные пять проблем, не является хорошей системой. Выбирая самостоятельную установку или модернизацию, пользователи должны внимательно оценить вышеперечисленные риски безопасности и выбрать подходящее техническое решение.

2. Решение для зашифрованного обмена и доставки официальных документов MeSign.

Основная технология MeSign заключается в предоставлении решений для автоматического шифрования электронной почты и цифровой подписи. Мы предлагаем решения для обмена и доставки электронных официальных документов на основе зашифрованной электронной почты. Приложение MeSign – почтовый клиент шифрования предоставляет индивидуальные преобразования в соответствии с особыми потребностями пользователя для удовлетворения потребностей официального приложения для обмена документами, без необходимости тратить время, ресурсы персонала и денег на переработку специальной официальной системы обмена и доставки документов без дополнительных инвестиций в оборудование и сервер, просто используйте существующую почтовую службу (будь то почтовый сервер, созданный локально, или облачный почтовый сервис).

Решение MeSign для зашифрованного обмена и зашифрованной доставки официальных документов:

1. (1) На основе приложения MeSign для зашифрованной электронной почты, специально разработанного в соответствии с потребностями пользователя в обмене официальными документами и доставке. Весь процесс обмена и доставки документов использует зашифрованную электронную почту для реализации всего зашифрованного сквозного обращения, что полностью решает вышеупомянутую проблему безопасности передачи.
2. (2) Выпущенные официальные документы не хранятся на сервере в открытом виде, а хранятся в зашифрованном электронном письме (зашифрованном тексте), что полностью решает вышеупомянутую проблему информационной безопасности.
3. (3) Пользователям не нужно вкладывать средства в специальный сервер системы обмена и доставки официальных документов, нужно только использовать существующий почтовый сервер или использовать существующую облачную службу электронной почты, что значительно экономит инвестиции в систему и значительно ускоряет запуск проекта и установку. В то же время персоналу не требуется дополнительное обучение, потому что каждый может отправлять и получать электронные письма. Также не никаких дополнительных работ по обслуживанию системы и затрат. Это решает вышеупомянутые проблемы с инвестициями и техническим обслуживанием.
4. (4) Для самостоятельно созданного почтового сервера, если сертификат SSL не установлен, мы бесплатно передадим общедоступно доверенный сертификат SSL для защиты пароля учетной записи электронной почты пользователя, а также для защиты безопасности электронной почты для входа пользователя в Интернет и входа в приложение MeSign. Это решает основную проблему безопасности вышеупомянутого почтового сервера.
5. (5) Мы используем доверенный сертификат подписи Adobe PDF для цифровых подписей с отметкой времени при выпуске официальных документов, чтобы подтвердить подлинность официального эмитента документа и выданных документов, которые являются общедоступно доверенными и имеют юридическую силу. При отсутствии цифровой подписи подлинность издателя официального документа не может быть доказана, и подлинность официального документа не может быть гарантирована. В то же время использование надежной метки времени также эффективно подтверждает оригинальное время выпуска официального документа, что также невозможно подделать. После того, как официальный документ доставлен, получатель также имеет цифровую подпись и метку времени, что гарантирует, что документ был доставлен надежно и получатель получил его, время получения является надежным и неподдельным. Это полностью решает юридические последствия вышеупомянутого акта публикации и получения официальных документов.
6. (6) При публикации официальных документов пользователи также могут выбрать, нужно ли им шифровать официальные документы с помощью сертификатов, чтобы обеспечить контроль чтения официальных документов на основе получателей. После получения зашифрованных официальных документов только те, кто имеет право на прочтение, могут расшифровать и прочитать зашифрованные официальные документы. Даже в случае утечки официального документа он не может быть расшифрован посторонними лицами.
7. (7) Приложение MeSign не только поддерживает мобильные устройства Android и iOS, но также поддерживает ПК (Windows / MacOS / Linux), так что пользователи могут решать офисные дела независимо от того, используют они компьютеры в офисе или мобильные устройства на улице или дома.

Система обмена и доставки документов MeSign с автоматическим шифрованием и цифровой подписью - это система электронного обмена документами и система электронной доставки документов, основанная на зашифрованной электронной почте, потому что процесс отправки и получения электронной почты точно такой же, как отправка и получение официальных документов. Мы полностью решили проблему автоматического шифрования электронных писем, сделав обмен и доставку официальных документов больше не просто удобным, а более безопасным приложением цифрового офиса. В то же время мы используем цифровые подписи для публикации официальных документов, чтобы соответствовать требованиям соответствующих законов об электронной подписи. За подробной информацией обращайтесь к нам напрямую.